Wie ich meine Freiberuflichkeit organisiere – ein paar Tipps

Heute erzähle ich euch ein bisschen was aus meiner Freiberuflichkeit bzw. wie ich sie versuche zu organisieren. Auf einigen Blogs hab ich schon von Selbstständigen und Freiberuflern über ihre Tagesabläufe gelesen und fand das wirklich superspannend (z.B. bei Vera, Nadine oder Bine). Da bei mir die Tage immer sehr unterschiedlich ablaufen, da es Zeiten gibt (meist Mo-Mi), wo nicht viel los ist, und dann wieder Zeiten (meist Do-So), wo sich die Führungen stapeln und ich zu nix anderem komme als dem Reden, kann ich keinen typischen Tagesablauf liefern. Deshalb zeige ich euch einfach mal wie ich versuche das Chaos zu organisieren. Vielleicht ist ja der eine oder andere Tipp dabei, der für euch auch funktioniert.

Seit 2012 bin ich als Gästeführerin und Kulturvermittlerin auf freiberuflicher Basis tätig und schreibe nebenher an meiner Doktorarbeit. Meine Aufträge bekomme ich dabei von verschiedenen Auftraggebern, die mich meist per Email kontaktieren, daher habe ich meinen Laptop tagsüber eigentlich immer an (wenn ich nicht grad unterwegs bin, natürlich) und checke regelmäßig meine Emails.

 

Farben im Kalender

Ich bin ein Farbenmensch. Mir fällt es leichter Dinge auseinanderzuhalten, wenn sie farblich unterschiedlich markiert sind. Farben kann ich mir besser merken als Zahlen, daher markiere ich meine verschiedenen regelmäßigen Auftraggeber mit unterschiedlichen Farben in meinem Kalender. So sehe ich sofort für wen ich diese Woche an welchem Tag arbeite. Rosa sind z. B. Kirchenführungen, blau sind die Museumsführungen und gelb sind die Stadtführungen. Private Termine sind grün. Ich finde es übrigens sehr wichtig auch die privaten Termine einzutragen, damit man auch nix vergisst. Grad als Freiberufler/ Selbstständigem wird einem ja eingeredet, dass man es nur zu etwas bringen kann, wenn man 24Stunden arbeitet. Aber auch Pausen sind wichtig und sorgen dafür, dass man noch motivierter wieder an die Arbeit geht. Also auch den privaten Terminen eine Farbe zuordnen!

Mit Post-it´s merke ich mir Dinge, die regelmäßig wiederkommen, die ich mir aber nicht reinschreibe. Z.B. gibt es einen Post-it mit der Aufschrift „Bad putzen“, den ich dann Woche für Woche weiterwandern lasse.  Oder ich habe einen post-it, der mit „bloggen“ beschriftet ist, der dann immer von Mi auf Sa auf Mi geklebt wird.

Wahllos eine Seite aufgeschlagen, damit ihr die verschiedenen Markierungen sehen könnt.

Mein Blog hat übrigens keine eigene Farbe, denn ich habe auf Anregung von Bine, die den wunderbaren Blog Was eigenes führt, mir einen Redaktionsplan für den Blog gemacht. Das ist eine einfache Word-Datei mit Tabellen, die als Kalender dienen. Da ich meinen Laptop eh jeden Tag anhabe, war das für mich so einfacher und ich kann locker Themen hin- und herschieben. Auch hier arbeite ich wieder mit verschiedenen Farben, je nach Themenfeld. Bücher sind z.B. pink. Ich sehe so auf einen Blick, welche Farbe schon länger nicht mehr vorkam und kann so steuern, doch mal wieder was aus einer bestimmten Kategorie zu bringen. Eine zeitlang hab ich den Redaktionsplan im Schreibtischkalender gehabt, aber auf Dauer war das ein bisschen umständlich, weil ich alles erstmal mit Bleistift vorgeschrieben habe und dann fest eingetragen, wenn der Beitrag online war. Durch die verschiedenen Farben im Redaktionsplan sehe ich jetzt einfach schneller, was wann dran ist und was schon länger nicht mehr vorkam.

Screenshot meines Redaktionsplans für den Monat Juni. Zukünftige Monate werden natürlich nicht gezeigt 😉

 

Zwei Kalender

Der nächste Punkt ist vielleicht für viele unpraktisch, aber für mich hat er sich bewährt: Ich arbeite mit zwei Kalendern. Der eine liegt immer aufgeschlagen auf meinem Schreibtisch und ihn prüfe ich, wenn eine neue Anfrage kommt. Sage ich zu, so wird der Termin sowohl in den „Schreibtischkalender“ eingetragen als auch in meinen kleinen „Handtaschenkalender“. Den hab ich immer in der Tasche und kann so auch unterwegs Termine vergeben, wenn ich z. B. angerufen werde. Natürlich darf man dann nicht vergessen diese wieder in den Schreibtischkalender einzutragen.
Ich hab ja schon mal berichtet, dass ich mich für einen Filofax entschieden habe. Die haben ihren Preis, das stimmt und jeder muss selbst entscheiden, ob er/sie so einen braucht oder ob es auch eine günstigere Variante tut. Ich habe für mich entschieden, dass es günstiger ist, die Kalendereinlagen jährlich neu zu kaufen und die Hülle zu behalten. Der Schreibtischkalender besitzt die Größe A5 und wird recht schwer, weshalb er eben auf dem Schreibtisch liegt. Die Einlagen sind vom Kreativzwerg über Dawanda gekauft und ich kann euch die Einlangen der lieben Julia nur empfehlen. Für den Schreibtischkalender habe ich die Aufteilung zwei Tage/Seite gewählt, damit ich alle Infos zu den Führungen eintragen kann.
Der Handtaschenkalender ist auch ein Filofax, der ganz neu bei mir einziehen durfte, nachdem die Firma endlich liefern konnte. Er besitzt die Größe „Personal“ und ist somit deutlich kleiner als der andere. So kann ich ihn gut in der Handtasche mit mir rumtragen. Ich habe dasselbe Design gewählt wie beim großen Kalender, nur in einer andren Farbe.
Auch hier sind die Kalendereinlagen vom Kreativzwerg. Um einen besseren Überblick über die Woche zu haben, habe ich hier die Aufteilung 1Woche/Seite gewählt. So kann ich auf einen Blick sehen wie viele Führungen ich schon hab die Woche.
Natürlich muss ich aufpassen, dass ich auch alle Termine in beide Kalender eintrage, aber für mich hat sich das als passend herausgestellt zwei Kalender zu haben.

 

Meine doppelte Kalenderführung 🙂 Der auberginefarbene ist der Handtaschenkalender, der grüne ist der Schreibtischkalender

Excel-Tabelle für die Steuer

Als Freiberufler muss man ja seine Steuern selbst zahlen, sie werden einem nicht einfach vom Honorar abgezogen. Daher ist es wichtig, dass man seine Rechnungen, Kassenzettel etc. von Dingen, die man von der Steuer absetzen darf, aufbewahrt. Ja, ich musste das auch lernen und es fällt mir immer noch schwer da konsequent zu sein. Aber inzwischen landen alle meine Belege in einer Keksdose und werden dann sortiert, wenn die Steuer gemacht werden muss. Seit diesem Jahr bin ich auf die clevere Idee gekommen eine Excel-Tabelle anzulegen, wo ich mir zusätzlich zu den Belegen aufschreibe, was ich gekauft habe, das ich bei der Steuer anrechnen kann (z.B. Bücher). So kann ich später, wenn ich die Steuer machen muss, schneller nachgucken. Warum ich erst dieses Jahr auf die Idee kam, weiß ich auch nicht, aber bisher halte ich es ganz gut durch.
Von der Steuer hab ich überhaupt keine Ahnung und es gibt einiges zu beachten als Freiberufler. Daher finde ich es völlig in Ordnung sich dabei Hilfe zu holen.

 

Schreibzeiten einrichten

Egal ob ihr eine Hausarbeit oder eure Abschlussarbeit schreibt, eine Doktorarbeit oder einen Roman, das Schwierigste, finde ich, ist regelmäßig Zeitspannen zu haben, in denen man auch zum Schreiben kommt. Dieser Punkt ist grad bei mir etwas heikel, weil Hochsaison ist und ich natürlich auch Geld verdienen muss und nicht zu viele Führungen absagen kann. Daher versuche ich Mo+Di für´s Schreiben zu nutzen bzw. an diesen Tagen Bücher aus der UB zu holen und durchzulesen. Gut, lesen kann man auch mal zwischendurch oder abends.
Es hängt sicher vom Schreibtyp ab, aber ich kann nicht wegen zwei Stunden zwischen Führungen an meinen Schreibtisch sitzen. Dann sitzt mir die Führung „im Nacken“ und ich denke mir dauernd: „Du darfst nicht vergessen, dass du noch eine Führung hast“. Ich hab dann einfach nicht die Ruhe mich auf Grabdenkmäler (mein Thema) zu konzentrieren. Daher versuche ich Schreibzeiten einzurichten.
Bei der Annahme von Führungen versuche ich es ein bisschen zu steuern, dass ich an manchen Tagen mehrere Führungen mache, damit ich dafür andere Tage frei habe und ebenfalls Schreibzeit einfügen kann.

 

Schreibzeiten müssen sein. Pausen aber auch!

Multitasking oder Handy aus?

Ich versuche nicht mehrere Dinge gleichzeitig zu machen, weil dann irgendetwas zu kurz kommt.  Meine Arbeitszeit  teile ich mir ein und mache für eine bestimmte Zeit eine Sache, dann wechsele ich. Meine Aufmerksamkeitsspanne liegt bei ca. 90min. Danach fange ich an mit meinen Gedanken abzuschweifen. Deshalb wechsele ich dann zu einem anderen Thema oder mache eine Pause. Ich arbeite also z. B. 90min an der Diss und bereite dann meinen nächsten Blogpost vor oder lese ein bisschen.
Wenn ich mich stark konzentrieren muss (das hängt auch echt von der Tagesform ab), dann stelle ich auch mal das Handy auf Flugmodus, damit ich nicht erreichbar bin bzw. nicht in die Versuchung komme mal schnell irgendwas zu checken. Mein Internet bleibt an, weil ich es nicht ausstellen kann (bei meinem alten Laptop ging das, da war ein Schieber dran, wo man das W-Lan ausschalten konnte, gar keine so schlechte Erfindung), deshalb muss ich mich da selbst disziplinieren.

 

Musik an oder aus?

Auch das muss jeder für sich selbst entscheiden bzw. es hängt von der Tagesform ab. Ich höre sehr gern Radio, da wird man nebenher unterhalten und informiert. Aber mich lenken die Gespräche zwischen den Liedern auch wirklich ab, wenn ich mich konzentrieren soll. Daher höre ich dann CDs (ja, sowas altmodisches habe ich noch) oder Mp3s etc. Am liebsten höre ich Jazzmusik, wenn ich mich konzentrieren muss und am besten ist es, wenn die Lieder nicht auf Deutsch sind. Ich höre sehr gerne Musik mit Texten in deutscher Sprache, aber sie lenken mich zu sehr ab, weil ich dann auf den Text achte. Zu schnell darf die Musik bei mir nicht sein, sonst macht sie mich nervös und dann war´s das mit der Konzentration.

 

Eine kleine Auswahl meiner Jazz-CDs. Klassik geht auch zur Konzentrationsförderung oder instrumentale Filmmusik. Aber da hab ich keine CDs.

To-Do-Liste

Ja, definitiv einer meiner Lieblingspunkte. Wer mich kennt, weiß, dass ich To-Do-Listen liebe. In stressigen Zeiten schreibe ich wirklich jeden Quatsch auf meine To-Do-Liste, auch solche Sachen wie „einkaufen“ oder „duschen“. Alles was nicht in meinem Kopf ist, hält mich nicht vom Arbeiten ab, ich muss aber auch nicht die Angst haben, dass ich es vergesse. Und dann ist es wirklich toll die einzelnen Punkte abzustreichen.
Das Problem bei vielen Freiberuflern und vor allem Geisteswissenschaftlern ist ja, dass man nicht sieht was man den Tag über so leistet. Wenn jemand ein Haus baut, sieht er, dass er heute eine Mauer errichtet hat. Aber bei den Schreiberlingen muss man sich immer vor Augen führen, dass man doch was getan hat. Daher motivieren mich To-Do-Listen und sie beruhigen mich auch.
Ich habe einen Zettel auf meinem Schreibtisch liegen, wo ich langfristige Dinge aufschreibe, wie z.B. „Fotohintergründe kaufen/herstellen“. Also Dinge, die ich mache, wenn ich ein bisschen mehr Luft habe. Die ich nicht vergessen will/darf, die aber nicht so dringend sind und die ich erledigen kann, wenn ich Zeit habe. Hier stehen auch größere Anschaffungen drauf, für die grade das Geld nicht reicht oder die ich nicht sofort brauche.
Und dann habe ich eine Tages-To-Do-Liste, wo draufsteht, was ich heute alles erledigen sollte. Es ist nicht allzu schlimm, wenn manche Sachen auf die Liste für den nächsten Tag rutschen, denn es gibt immer Dinge, die nicht so wichtig sind. Ich arbeite einfach mit Zetteln, wo ich mir alles aufschreibe. Es gibt aber sicher auch technische Hilfsmittel, da ich aber technisch nicht so die Leuchte bin, kann ich euch nix empfehlen.
Auf meinen Listen steht auch einfach ein Punkt nach dem anderen. Es gibt aber auch Leute, die diese Liste dann noch mal mit der ABCD-Methode oder ähnlichem priorisieren. Das ist für mich aber nicht nötig.

 

Meine To-Do-Listen. Tagesliste und „Langzeit-es-eilt-nicht-wirklich-muss-aber-gemacht-werden“-Liste

So, ich hoffe, ich konnte einen kleinen Einblick geben wie ich versuche mich zu organisieren und vielleicht war ja das eine oder andere dabei, was für euch auch funktioniert. Grundsätzlich müsst ihr euch einfach so organisieren wie es für euch am besten ist. Lasst euch da nicht reinreden, wenn ihr drei Kalender braucht, dann ist das so. Wenn ihr alles im Kopf behaltet und immer noch gut arbeiten könnt, Glückwunsch! Jeder ist anders und so sind auch die Orga-Möglichkeiten sehr vielfältig.

Welche Tipps und Tricks habt ihr noch um euch gut zu organisieren?